📊 Otel Raporları ve Şablonları Rehberi
Otel yönetiminde raporlama, başarılı operasyonların temelidir. Doğru raporlar sayesinde performans takip edilir, sorunlar tespit edilir ve stratejik kararlar alınır. Bu rehberde, otel işletmelerinde kullanılan tüm önemli raporları detaylı olarak inceleyeceğiz.
1. Günlük Özet Raporu (Daily Flash Report)
Sıklık: Günlük | Hazırlayan: Ön Büro / Night Audit
Amaç: Günün finansal performansını hızlıca görmek, doluluk ve gelir takibi yapmak.
📋 Raporda Yer Alan Bilgiler:
- Toplam oda satışı ve doluluk oranı (%)
- ADR (Average Daily Rate - Ortalama Oda Fiyatı)
- RevPAR (Revenue Per Available Room - Oda Başına Gelir)
- Toplam gelir (oda + F&B + diğer)
- No-show ve iptal sayıları
- Walk-in misafir sayısı
RevPAR = ADR × Doluluk Oranı
2. Night Audit Raporu (Gece Muhasebesi)
Sıklık: Günlük | Hazırlayan: Night Auditor
Amaç: Günün kapanışını yapmak, tüm gelir-gider işlemlerini kontrol etmek ve sistemi yeni güne hazırlamak.
- Check-in / Check-out işlemlerinin kontrolü
- Tüm tahsilatların doğrulanması
- Açık hesapların (open folios) kontrolü
- Room charges posting
- Housekeeping ile oda durumları karşılaştırması
3. Kasa Raporu (Cashier Report)
Sıklık: Vardiya/Günlük | Hazırlayan: Kasa Görevlisi
Amaç: Günlük nakit akışını takip etmek, vardiya devir-teslimlerini yapmak, kasa dengini kontrol etmek.
İçerik:
- Vardiya açılış bakiyesi
- Nakit tahsilatlar (TL, döviz)
- Kredi kartı tahsilatları
- Yapılan ödemeler
- Döviz alım-satım işlemleri
- Vardiya kapanış bakiyesi
- Kasa farkı (sayım - sistem)
4. Maliye Listesi (Mali Liste)
Sıklık: Günlük | Hazırlayan: Ön Büro
Amaç: O gün için konaklama yapan odaların oda ücretlerini raporlamak, vergi beyannamesi hazırlığı.
Mali liste, oda folyosuna basılan oda harcamalarını baz alır. Gün içinde checkout olan bir odaya bile balans düzeltme amaçlı basılan oda harcaması mali listede gösterilir.
Bileşenler:
- Oda numarası
- Misafir adı
- Giriş-çıkış tarihleri
- Oda fiyatı (TL cinsinden)
- KDV tutarı
- Konaklama vergisi
- Toplam tahakkuk
5. Housekeeping Raporu (Kat Hizmetleri Raporu)
Sıklık: Günlük | Hazırlayan: Kat Görevlileri / Kat Şefi
Amaç: Odaların temizlik durumunu takip etmek, ön büro ile koordinasyon sağlamak.
Oda Durumları:
| Kod | Açıklama | Anlamı |
|---|---|---|
| VC | Vacant Clean | Boş ve temiz (satışa hazır) |
| VD | Vacant Dirty | Boş ama kirli (temizlenmeli) |
| OC | Occupied Clean | Dolu ve temiz |
| OD | Occupied Dirty | Dolu ama temizlenmemiş |
| OOO | Out of Order | Arızalı / Bakımda |
| C/O | Checkout | Checkout olmuş, temizlenmemiş |
Vale/Maid Raporu İçeriği:
- Sorumlu oda görevlisinin adı
- Temizlenen oda numaraları
- Her odanın durumu (VC, VD, OC, OD)
- Minibar kontrolü (eksik ürünler)
- Arıza bildirimleri
- Kayıp-bulunan eşya kayıtları
6. Minibar Tüketim Raporu
Sıklık: Check-out / Günlük | Hazırlayan: Kat Görevlisi
Amaç: Odalardan tüketilen minibar ürünlerini kaydetmek, stok takibi ve faturalandırma.
| Oda No | Ürün | Adet | Birim Fiyat | Toplam |
|---|---|---|---|---|
| 201 | Coca Cola (330ml) | 2 | 25 TL | 50 TL |
| 201 | Fıstık (40g) | 1 | 35 TL | 35 TL |
| 201 | Su (500ml) | 1 | 10 TL | 10 TL |
| ODA 201 TOPLAM | 95 TL | |||
Bu tutar misafirin föy hesabına otomatik olarak işlenir ve checkout sırasında tahsil edilir.
7. Room Service / Oda Servisi Raporu
Sıklık: Günlük/Vardiya | Hazırlayan: Room Service / F&B
Amaç: Odalara yapılan yemek servislerini kaydetmek, sipariş-teslimat sürelerini takip etmek.
Rapor İçeriği:
- Sipariş zamanı
- Oda numarası ve misafir adı
- Sipariş detayı (yemek, içecek)
- Hazırlama süresi
- Teslimat zamanı
- Toplam tutar
- Ödeme şekli (oda hesabı / nakit / kredi kartı)
- Misafir memnuniyeti notu
KPI Takibi: Ortalama teslimat süresi, günlük sipariş sayısı, ortalama sepet tutarı.
8. Günlük Oda Durumu Raporu
Sıklık: Günlük | Hazırlayan: Ön Büro
Amaç: Tüm odaların anlık durumunu görmek, satış planlaması yapmak.
| Durum | Oda Sayısı | Yüzde |
|---|---|---|
| Dolu Odalar (Occupied) | 78 | 78% |
| Boş Hazır Odalar (Vacant Clean) | 15 | 15% |
| Kirli Odalar (Dirty) | 5 | 5% |
| Arızalı/Bakımda (OOO) | 2 | 2% |
| TOPLAM | 100 | 100% |
9. Gelecekler ve Gidecekler Listesi
Sıklık: Günlük | Hazırlayan: Ön Büro
Gelecekler Listesi: O gün check-in yapması beklenen rezervasyonlar
Gidecekler Listesi: O gün check-out yapması beklenen odalar
Bu raporlar sayesinde:
- Housekeeping oda hazırlık planı yapar
- Ön büro personel planlaması yapar
- F&B kahvaltı/yemek sayısını tahmin eder
- Gelir tahmini yapılır
10. Doluluk Tahmin Raporu (Forecast)
Sıklık: 3 Günlük / 7 Günlük / Aylık | Hazırlayan: Revenue Manager
Amaç: Gelecek dönem doluluk ve gelir tahmini, personel ve stok planlaması.
7 Günlük Forecast Örneği:
| Tarih | Gün | Rezervasyon | Tahmin % | Ort. Fiyat |
|---|---|---|---|---|
| 20 Ocak | Pzt | 65/100 | 65% | 480 TL |
| 21 Ocak | Sal | 72/100 | 72% | 490 TL |
| 22 Ocak | Cum | 98/100 | 98% | 580 TL |
| 23 Ocak | Cmt | 100/100 | 100% FULL | 620 TL |
11. Kanal Performans Raporu (Channel Performance)
Sıklık: Haftalık/Aylık | Hazırlayan: Satış-Pazarlama
Amaç: Hangi online kanalın (OTA) daha iyi performans gösterdiğini analiz etmek.
| Kanal | Rezervasyon | Gelir | Komisyon % | Net Gelir |
|---|---|---|---|---|
| Booking.com | 180 | 450,000 TL | 18% | 369,000 TL |
| Airbnb | 95 | 240,000 TL | 15% | 204,000 TL |
| Direkt (Web) | 60 | 180,000 TL | 0% | 180,000 TL |
| TOPLAM | 335 | 870,000 TL | - | 753,000 TL |
💡 İçgörü: Direkt rezervasyonları artırmak komisyon maliyetlerini düşürür!
🖥 Modern PMS ile Otomatik Raporlama
Yukarıdaki tüm raporlar manuel olarak Excel'de hazırlanabilir ancak çok zaman alır ve hata riski yüksektir. Modern PMS sistemleri tüm bu raporları otomatik oluşturur.
✅ PMS ile Raporlama Avantajları
- Otomatik Hesaplama: ADR, RevPAR, doluluk otomatik
- Gerçek Zamanlı Veri: Anlık güncel raporlar
- Karşılaştırma: Geçen yıl ile otomatik karşılaştırma
- Grafikler: Trend grafikleri, görselleştirme
- Excel Export: Raporları Excel'e aktarma
- Hata Riski Sıfır: Manuel hesaplama hatası olmaz
💭 Bulut tabanlı mı yerel PMS mi? Raporlama ihtiyaçlarınız bu kararı etkileyebilir. Bulut sistemler her yerden raporlara erişim sunarken, yerel sistemler daha hızlı veri işleme ve offline çalışma avantajı sağlar. İki model arasındaki farkları ve hangisinin sizin için uygun olduğunu öğrenmek için şu rehberi inceleyin →
📚 İlgili Kaynaklar
Otelcilik eğitimi için daha fazla kaynak: